# 一般站点
# 介绍
进入站点后，在最左侧是功能导航栏，包括：
- 文档库：主操作页面
- 站点成员与权限：设置站点成员与权限
- 分享链接：统一管理站点对外分享的外部链接
- 站点设置：包含审批流程、分类、分类根节点、标签、自动显示详细信息、规则设置等
- 操作记录：站点的操作日志
一般站点的文档库页面主要由以下三个部分组成:
- 导航面板：功能导航区域。这个面板包含快速访问、文档库、分类、标签等功能导航区域。
- 主面板：该面板的内容取决于在左侧导航面板中选择的内容。这个面板通常包含文件夹和文档的列表，以及相关的操作按钮。
- 属性面板：该面板通常包含与主面板中所选项目相关的属性信息，以及部分功能的操作按钮。显示的属性信息以及操作按钮取决于所选项目(文件夹、文档)的权限设置。
# 创建和上传
# 创建文件夹
创建文件夹的目的是为了将文档结构化，通过文件夹的形式来管理文档。一般在站点创建后就要先规划文件夹结构，并根据需要扩展或修改。
- 创建顶级文件夹：进入站点后，在未选中左侧文档库中文件夹的情况下，点击“创建文件夹”按钮。
- 创建子文件夹：进入站点后，先选择父文件夹，然后点击“创建文件夹”按钮，这样将在该父文件夹下创建子文件夹。
- 从模板创建文件夹：为了方便用户快速初始化文件夹结构，可通过“从模板创建文件夹”功能，将系统中预置的文件夹结构批量导入到相应目录下。系统中预置的文件夹结构可由系统管理员在系统后台进行维护。
# 上传文件
有两种方法可以上传文件：
- 选择上传：点击上传按钮
- 拖拽上传：直接从本地电脑中拖拽文件/文件夹到浏览器窗口
# 选择上传
- 选中要上传文件的文件夹
- 点击工具栏上的 上传 按钮，弹出文件选择窗口，可以选择一个或多个文件，点击打开按钮
- 上传开始后，可以在右下角的上传窗口中看到你上传的文件列表与上传进度
# 拖拽上传
- 选中要上传文件的文件夹
- 将本地电脑中的文件/文件夹拖拽到浏览器窗口
# 打开
# 打开文档（在线浏览）
系统支持以下格式文件的在线浏览：
- MS Office（Word、Excel、PowerPoint）
- TXT
- H5格式支持的图片
- H5格式支持的音、视频
其中，MS Office有两种预览方式可供选择：PDF预览器、Onlyoffice预览器，可由系统管理员在系统后台进行设置：系统管理 > 系统设置 > 基本设置 > Office文件在线预览方式 / Excel在线预览方式
- PDF预览器
- Onlyoffice预览器
# 打开文件夹
有两种方法打开文件夹，操作方式类似于本地电脑上“文件资源管理器”的操作：
- 在左侧导航面板中展开文件夹结构，并单击文件夹名称
- 在主面板区域中单击文件夹名称
# 在线编辑
系统支持多人实时在线协同编辑，不同的用户可以同时编辑一个文档。
多个人同时编辑后，系统以最后一个人关闭编辑界面为触发点，自动保存更改后的文件。
# 下载
# 单文档下载
点击文件列表操作列的 下载 按钮
# 批量下载
多文档/文件夹打包批量下载：在文件列表选择要打包下载的文档/文件夹，然后点击工具栏的 批量操作 > 打包下载
# 版本管理
系统中文件版本的产生有两种方式：在线编辑与手动上传新版本。
每个文件可保留的最大版本数可由系统管理员在系统后台进行设置：系统管理 > 系统设置 > 基本设置 > 保留最大版本数
# 在线编辑
Office文档支持多人实时在线编辑。
- 在线编辑自动生成版本的前提：系统管理员在 系统管理 > 系统设置 > 基本设置 中，开启 自动版本 的选项
- 在线编辑自动生成版本的逻辑：多人同时编辑，当最后一个编辑者关闭编辑窗口，大约10秒后系统自动保存生成新版本
# 手动上传新版本
- 点击文件列表操作列的 更多 按钮，选择 上传新版本
- 在上传新版本弹出框中，选择本地文件作为新版本（如果新旧文件名不一致，系统会自动给出提示），选择版本信息，填写版本说明后，点击 确认 按钮
# 版本查看与对比
在文件列表选中文件后，可以在右侧属性面板中查看版本历史，进行版本回退、版本对比等操作。
# 权限设置
# 权限说明
系统中的权限分为三个等级：阅览者、编辑者、管理者
# 权限设置上的一般原则
权限设置遵循从宽到严的原则。
即在站点层面设置最宽泛的权限，子文件夹权限再逐层收紧。
否则如果站点/父文件夹没有权限，而子文件夹有权限的话，会导致一个问题：没有权限访问站点/父文件夹，从而无法访问子文件夹。
# 基于用户和组的安全
权限可以分配给用户，也可以分配给组。
组可以由系统管理员创建。将权限分配给组的好处是，当组中的成员加入/离开组后，也将自动拥有/失去该组所拥有的权限。
当系统开启用户/组与第三方系统，例如OA、HR系统、企业微信、钉钉、AD域等的自动同步时，只要初期分配好组的权限，之后的人员加入和退出都可以交给系统自动完成，而不用手动再去设置权限。
# 站点权限
站点管理员可以设置站点权限。
- 进入站点
- 点击最左侧 功能导航栏 > 站点成员与权限
- 点击工具栏 站点设置
- 在权限设置弹出框中，左侧检索用户与组织，添加到右侧权限列表，设置相应的权限后，点击 确认 按钮
# 文件夹/文档权限
系统支持对任意的文件夹/文档设置单独的权限。当没有特别设置权限时，将默认继承上级文件夹的权限设置。顶层文件夹默认继承站点的权限设置。用户可选择继承或切断权限继承关系。
文件夹/文档的管理员可以设置文件夹/文档的权限。
- 进入站点
- 点击文件列表操作列的 更多 按钮，选择 权限设置
- 在权限设置弹出框中，左侧检索用户与组织，添加到右侧权限列表，设置相应的权限后，点击 确认 按钮
- 在权限设置弹出框的权限列表上方，还可设置是否 继承上级权限
# 搜索
系统完全遵守登录用户的安全权限。
这意味着，如果登录用户正在搜索某个文档，那么只有在用户拥有适当的安全权限(“阅览”或更高的安全权限)，才能够在搜索结果中显示该文档。
如果用户没有适当的安全权限，他将无法在搜索结果中找到文档，即使文档存在于本系统中。
当文档被上传到系统时，系统会自动提取文档元数据(标题、类型、作者、创建日期/时间、大小等)，并开始在后台对上传文档的文本内容进行索引。
完成索引后，就可以根据文档元数据和文档内容来搜索文档。
本系统支持对超过20种文件类型的索引和全文搜索，包括日常工作中常用的几乎所有文件类型。
# 普通搜索
使用一般搜索，首先需要确定搜索范围，用户可自行定位到某个文件夹下，在搜索栏中键入搜索关键字，并点击“回车”即可在该文件夹下搜索关键字。普通搜索只匹配文件名，不做全文搜索。
# 全文搜索
全文搜索可以让用户使用关键字搜索文档内容，并显示匹配的关键字及前后文。
全文搜索对于用户输入的关键字具有智能提示的功能，系统会自动给出输入的关键字所匹配的短语，以方便用户更精确地进行搜索。
全文搜索可以对搜索结果进行二次过滤，以便更精确地查找内容。
# 标签
说明
标签与分类的区别主要有两点：
- 标签都是平级的，没有子标签的概念，而分类是树形结构的，有子分类的概念
- 一般用户就可以添加标签关键词，而分类的树形结构需要系统管理员在系统后台设置好，一般用户只能为文档选择系统中已有的分类
总的来说，标签是用来方便用户查找文档的；分类是用来给企业沉淀知识体系的。
标签可以让用户根据文档的特点来标记文档，帮助用户更便捷和快速的找到自己所需要的文件，标签类似于文档关键词的概念。
# 设置标签
- 进入站点
- 点击文件列表操作列的 更多 按钮，选择 设置标签
- 在设置标签弹出框中，选择已有的标签，或创建并选择新标签，然后点击 确认 按钮
# 批量设置标签
- 在文件列表选择要设置标签的文档/文件夹，然后点击工具栏的 批量操作 > 设置标签
- 在设置标签弹出框中，选择已有的标签，或创建并选择新标签，然后点击 确认 按钮
# 根据标签查找文档
当站点中有文档设置标签后，在文档库左侧 导航面板 的 标签 区域，将会显示被使用的标签，以及每个标签对应的文档数。点击标签，将自动过滤出标签对应的文档。
# 分类
相对于标签，分类具有树形结构。分类赋予了用户从文件夹结构以外的维度去组织文档的能力。使用分类可以使有价值的文档得以沉淀，构建企业的知识体系。
# 设置分类
- 进入站点
- 点击文件列表操作列的 更多 按钮，选择 设置分类
- 在设置分类弹出框中，选择合适的分类，点击 确认 按钮
# 批量设置分类
- 在文件列表选择要设置分类的文档/文件夹，然后点击工具栏的 批量操作 > 设置分类
- 在设置分类弹出框中，选择合适的分类，点击 确认 按钮
# 根据分类查找文档
在文档库左侧 导航面板 的 分类 区域，可以展开分类。点击分类，将自动过滤出分类对应的文档。
# 收藏夹
有些文档/文件夹经常访问，但目录有太深的情况下，可以将这些文档/文件夹添加到收藏夹中。
# 添加到收藏夹
- 进入站点
- 点击文件列表操作列的 更多 按钮，选择 收藏
# 站点收藏夹
在文档库左侧 导航面板 的 快速访问 区域，点击 我的收藏，可快速过滤显示出此站点中已收藏的文档/文件夹
# 全局收藏夹
各站点中收藏的文档/文件夹，也会同步到个人的全局收藏夹中。如果忘记了收藏的文档/文件夹在哪个站点，可访问全局收藏夹。
点击 左侧导航栏 > 个人中心 > 我的收藏
# 回收站
当删除文档/文件夹时，数据不会丢失，它将被移动到回收站。如果需要，可以在被清除之前将文档还原到原始位置。此功能可防止意外删除和丢失重要文件或文件夹。
- 点击 左侧导航栏 > 个人中心 > 回收站
- 点击工具栏上的 清空 按钮，可清空回收站，清空后文档/文件夹将无法再被找回
- 点击回收站列表 操作 列，可以对单笔数据进行恢复或删除操作
- 选择回收站列表中的数据，工具栏上的 已选择项，可以进行批量的恢复或删除操作
# 外部分享
用户如果需要将文档分享给外部用户查看，可以采用生成外部链接的方式，即便对方没有账号也可以根据分享时提供的链接和提取码查看文档。
# 分享文档
- 点击文件列表操作列的 更多 按钮，选择 外部分享
- 在外部分享弹出框中点击 生成链接，复制生成的链接和提取码，发送给外部用户即可
- 可根据需要设置分享的有效期，不设置视为长期有效
# 分享管理
可以对分享出去的链接进行集中管理，取消分享或者重新设置分享的有效期。
- 点击站点 最左侧导航栏 > 分享链接
- 点击分享链接列表的 操作列，可以复制链接与提取码、取消分享
- 点击分享链接列表的 名称列，可以直接打开分享链接页面
- 点击分享链接列表的 位置列，可以定位文件的位置
- 点击分享链接列表的 分享链接列，可以直接复制分享链接
- 点击分享链接列表的 提取码列，可以直接复制提取码
- 点击分享链接列表的 有效期列，可以修改有效期
